Como Trazer Mais Clareza na Compreensão dos Processos da Empresa para os Colaboradores

Em empresas que utilizam sistemas de gestão empresarial (ERP), como o Protheus, um dos maiores desafios é garantir que todos os colaboradores compreendam claramente os processos organizacionais. Para líderes de setores financeiro e de controladoria, essa clareza é crucial, pois uma equipe alinhada com os processos internos contribui diretamente para a eficiência e precisão das operações.

Neste artigo, exploramos estratégias práticas para líderes de empresas e controladores trazerem mais clareza aos seus colaboradores sobre os processos da empresa, tornando o ambiente mais produtivo e os resultados mais eficientes.

1. Documentação Detalhada e Acessível

Uma das maneiras mais simples de garantir clareza é garantir que a documentação dos processos seja detalhada e, mais importante, acessível a todos os colaboradores. Documentar cada etapa dos processos financeiros, de controladoria e demais áreas críticas não só facilita a consulta em caso de dúvidas, mas também cria uma base sólida para treinar novos colaboradores.

• Dica prática: Utilize o ERP Protheus para armazenar e organizar essas documentações, integrando-a com os fluxos de trabalho, tornando-a parte da rotina diária dos colaboradores.

2. Treinamentos Frequentes e Customizados

Outro ponto crucial é garantir que os colaboradores estejam capacitados para operar dentro dos processos definidos pela empresa. Muitas vezes, a falta de clareza vem da ausência de treinamentos frequentes ou de conteúdos que não estão adequados às realidades do setor financeiro e de controladoria.

• Treinamentos Customizados: Ao criar programas de treinamento, personalize-os para diferentes equipes. Colaboradores de finanças precisam de uma abordagem diferente dos de controladoria, pois cada setor lida com processos específicos dentro do ERP.
• Recursos do Protheus: Use as funcionalidades de treinamento do Protheus, como os dashboards e relatórios personalizados, para capacitar seus colaboradores de forma prática, mostrando exemplos reais que eles enfrentarão no dia a dia.

3. Comunicação Clara e Transparente

Para líderes de controladoria e finanças, a clareza nos processos passa diretamente pela forma como a comunicação é estruturada. Ter uma comunicação transparente é vital para garantir que não apenas os líderes, mas todos os colaboradores, compreendam o "porquê" de cada processo.

• Boletins e Relatórios Regulares: Crie relatórios periódicos ou comunique as atualizações de processos por meio de boletins informativos, que podem ser integrados ao sistema de comunicação do ERP.
• Feedback Constante: Incentive os colaboradores a fornecerem feedback sobre os processos. O que pode parecer claro para um gestor nem sempre é tão simples para o time operacional. Use essa informação para ajustar as documentações e treinamentos.

4. Visualização e Mapeamento dos Processos

Uma das melhores maneiras de trazer clareza é visualizando o fluxo de processos. A visualização torna mais fácil entender onde cada pessoa ou departamento se encaixa no ciclo operacional da empresa, e como o trabalho deles impacta diretamente o resultado final.

• Utilize Ferramentas Gráficas no ERP: O ERP Protheus oferece ferramentas que permitem criar fluxogramas e mapeamentos de processos, proporcionando uma visualização clara e objetiva para toda a equipe.
• Mapas de Processos: Desenvolva e disponibilize mapas que mostrem, de forma gráfica, cada etapa dos processos financeiros e de controladoria, detalhando responsabilidades e prazos.

5. Estabeleça Metas Claras e Alinhadas

Outro aspecto importante é garantir que os colaboradores saibam o que é esperado deles. Estabelecer metas claras, que estejam diretamente ligadas aos processos organizacionais, faz com que os colaboradores entendam o impacto do seu trabalho na performance geral da empresa.

• KPIs e Indicadores no Protheus: Defina KPIs (Indicadores-Chave de Performance) claros dentro do sistema ERP, para que os colaboradores possam acompanhar seu desempenho em relação aos processos estabelecidos.

6. Automação para Evitar Retrabalhos e Erros

Automatizar processos repetitivos e propensos a erros é fundamental para trazer clareza e reduzir a margem de erro. No setor financeiro e de controladoria, onde a precisão é primordial, a automação elimina a necessidade de revisões constantes e minimiza erros operacionais.

• Protheus como Ferramenta de Automação: O Protheus pode automatizar processos-chave, como o fechamento financeiro, lançamentos contábeis e geração de relatórios, proporcionando mais clareza sobre o andamento das atividades e evitando o retrabalho.

7. Promova a Cultura da Transparência

Para os líderes, criar uma cultura de transparência onde os processos são discutidos abertamente, com participação ativa dos colaboradores, pode ajudar a esclarecer quaisquer dúvidas. Isso permite que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa.

• Reuniões Regulares: Organize reuniões de equipe para discutir o andamento dos processos e abordar possíveis gargalos. Assegure-se de que todos tenham a oportunidade de falar e compartilhar suas opiniões sobre como melhorar o entendimento.

Conclusão

Garantir clareza na compreensão dos processos empresariais é uma tarefa contínua e essencial para o sucesso de qualquer organização. Para líderes financeiros e de controladoria, usar as funcionalidades do ERP Protheus para documentar, treinar, automatizar e comunicar de forma eficaz pode transformar a maneira como os colaboradores percebem e executam seus trabalhos. Quanto mais claros forem os processos, mais produtiva e eficiente será a empresa como um todo.

Colaboradores que entendem os processos têm mais confiança para executar suas funções, tomam decisões melhores e ajudam a empresa a alcançar seus objetivos de forma mais eficiente.

Quer saber mais sobre como otimizar seus processos e torná-los mais claros para sua equipe? Fale conosco e descubra como podemos ajudar a sua empresa a alcançar o próximo nível com o ERP Protheus.