Como otimizar os processos da sua empresa com um ERP?
A competitividade do mercado e as constantes atualizações graças às evoluções tecnológicas fazem com que a maioria das empresas precise buscar novas soluções para que seus processos internos sejam mais ágeis e precisos, pois alguns erros podem ser extremamente prejudiciais e gerar grandes prejuízos.
Além disso, diante do crescimento de uma organização, é necessário cuidar para que todos os setores estejam alinhados na busca pelos mesmos objetivos e cooperem para que os outros realizem suas tarefas da melhor forma possível.
É nesse contexto que surgem os ERPs, ferramenta capaz de facilitar a gestão de processos internos e otimizar o tempo gasto na gestão de uma empresa.
Se você deseja entender melhor como o uso de um software pode otimizar os processos de sua empresa, confira neste artigo que pretende tirar suas dúvidas sobre o assunto.
O que é ERP?
A sigla ERP vem da expressão Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzida como Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um software que compila todas as informações de todos os setores da empresa e integra tudo em um único sistema.
Extremamente útil para as áreas administrativa, contabilidade e controladoria, o objetivo do ERP é auxiliar gestores a controlarem seus processos internos, para que a empresa consiga seguir estruturada em um crescimento saudável.
Quando uma empresa possui sistemas diferentes para cuidar de cada área, como controle de vendas e estoque, emissão de notas e contas a pagar, é comum que um setor não comunique com outro, então cruzamentos de dados demandam muito tempo e frequentemente geram retrabalho.
A ideia de utilizar um ERP consiste em economia de tempo — e, consequentemente, de dinheiro —, pois automatiza processos e controla muito mais informações, já que dados fundamentais para a gestão do negócio ficam facilmente acessíveis.
Quais as vantagens do ERP?
Além de ser uma forma mais moderna de vincular informações de todos os departamentos, o que garante uma análise mais segura e completa de resultados, já que os processos se tornam automatizados, o ERP traz outras diversas vantagens para a organização, dentre as quais destacamos:
Redução de erros
Diante de um sistema que oferece todas as informações necessárias para as tomadas de decisões, evita-se compras incorretas e gastos desnecessários que poderiam ocorrer por falta de comunicação entre setores ou falta de acesso a dados de estoque, por exemplo.
Redução de multas
Os sistemas ERPs dão o cumprimento de todos as obrigações fiscais que as empresas precisam apresentar. Sem elas, seria quase impossível para as empresas – a partir de um porte de operação – tratar os dados e obter as informações necessárias para atender ao aspectos legais.
Melhor controle de estoque
Com todos os produtos cadastrados e as informações completas de entrada e saída, torna-se mais fácil o trabalho do setor de compras, que tem acesso a dados como produtos que não giram ou com data de validade prestes a vencer.
Esse controle automatizado reduz custos para o setor e aponta as melhores decisões acerca de ofertas e novas aquisições.
Agilidade nos processos
Tarefas como repassar pedidos para fornecedores e emitir notas fiscais e boletos bancários são feitas rapidamente por meio de um ERP. Os procedimentos ainda são padronizados, o que reduz tempo e melhora todos os fluxos da empresa, gerando não apenas agilidade, mas também transparência e efetividade.
Como o ERP otimiza processos internos?
Por minimizar a incidência de erros nos processos e oferecer mais agilidade em sua realização, o ERP pode ser considerado um sinônimo de melhoria operacional. Ao automatizar operações, ganha-se tempo para focar em outras estratégias para a organização e segurança com dados e relatórios exatos.
Ao concentrar todas as informações relevantes para a empresa, o ERP otimiza processos e gera menos custos. Um ponto que merece destaque com relação ao sistema é que suas configurações e parâmetros são pré-definidos, de forma que ele distribua as informações por departamentos e áreas de interesse.
Isso quer dizer que nem todos os dados ficam acessíveis a qualquer usuário. Por exemplo, outros setores não precisam acessar dados de contas a pagar, a não ser o setor financeiro. Não existe exposição de dados desnecessários, mas cada departamento acessa as funções do ERP referentes à sua área.
Pode-se dizer então que todos os departamentos estão dentro do mesmo ERP, mas cada um usa as funcionalidades que lhe dizem respeito, gerando relatórios conforme sua área de atuação. Desse modo, cada departamento tem mais agilidade em suas próprias tarefas e todos trabalham em prol de um mesmo objetivo: o sucesso da organização. Para isso acontecer, é fundamental que a implantação do ERP seja feita corretamente, por quem entende do assunto, pois isso garante o máximo de resultados. A MAIS CS possui uma equipe com profundo conhecimento e experiência na prestação de serviços em sistemas de informações para empresas.